项目经理的管理利器——WBS工作分解结构

WBS 是什么？

WBS 英文全称是“ Work Breakdown Structure ” ，中文意思是工作分解结构，是一种把项目工作和项目可交付成果逐步划分为更小，更易于管理的组成部分的技术。

这里面的关键词是什么呢？项目工作和项目可交付成果，是用来分解的内容；更小、更易于管理，是要分解的程度。

那这种程度是要到什么级别？第一点是小到理论上不能再分，比如说我要出去旅游，WBS 里有一项是交通，它可以是打的，可以是其他工具，但是到机票这一级就不能再往下分了。

第二点就是可以分域管理的工作包，也就是说这个工作包可以被单独分派出去，且能估算出它的成本、进度、资源。

结构要素

WBS 的结构一般是分为 3 到 5 层，第一层级内容是项目成果，第二层级是项目成功的重要组成部分，第 3~5 级是细节组成。

每一层级也会有不同的原则，具体是：第一层要清晰具体， 比如，内容要写成名称+性质+类别（项目管理全能工具箱培训项目）而不是简单的培训项目。

第二层要求必须 100%完整， 如果少于 100%就会在做的过程中遗漏一些内容，如果多于 100%就会有范围蔓延，会影响下一步的进度计划。

第 3~5 层就是可交付成果的形式， 只有这样我们才能把工作包分配具体的负责人。所以最后一层工作包中其实是可以包含任务负责人、时间、成本（各种资源）等内容的。

除了层级规则之外，WBS 也有其独特的组件命名规则，一般是由编号+名词组成， 比如在制造汽车的项目中就可能有叫 1.4.1 座椅 的组件。

关于编号一般是以数字层级逐渐往下来区分层级，比如说 1、1.1、1.1.1 等等。

当然也可以逐渐递减的方式，只是通常大家对于阿拉伯数字更加的敏感。

而编号后的名称也只能是名词不能是动词，就像上面提到的 1.4.1 座椅，就不能是 1.4.1 安装座椅，因为安装座椅已经是行动内容了，我们安排工作是会到座椅是谁负责这一步，但具体的行动每个人有不同的行为模式，在 WBS 中就不易体现了。

知道了层级和命名，WBS 的结构和编排的方法又是怎么样的呢？我们可以有这样的几种方法：以主要可交付成果、以项目阶段、以子项目、以地理位置、以部门等来编排。

虽然方法有多种，但是在项目管理中最常用的还是可交付成果和项目阶段的为多，这两种方法更容易让我们做到不重不漏，也就是说相互独立，就是更容易符合相互独立的原则。

而以地理位置和部门分类的时候就很容易产生一些模糊地带，比如说有一个网站建设要按照地理位置分，这个网站先建设河南网站又建设安徽网站（两个地区紧挨），这个时候设计网站可能就会产生一些工作包的重叠。

分解原则

除了命名有规则之外，为了保证 WBS 的分解更合理，它也有固定的分解原则，比如说：

• 干系人参与原则：有参与度才有支持度。
• 100%原则：只有想的全面才能做的全面。
• 相互独立原则：相互独立才能杜绝出现责任交叉和推诿现象。
• 不可再分原则：最小单位才能任务清晰且易于管理。
• 信息透明原则：信息透明才能互相信任，资源合理利用，并清晰自己的职责。
• 80 小时原则：负责人必须在管理上花费 40-80 个小时才能真正做好项目。
• 责任到人原则：人都会趋利避害，只有责任到人才能努力负责。
• 滚动式规划原则：紧跟现状才能做最优化的选择。
• 3-5 层原则：一般层级是 3~5 层，少了容易不清晰，多了可能会混乱。
• 结果可以考核原则：只有可考核才能真正责任到人。

不管是原则还是命名规则在真正去画 WBS 的时候都有可能会忘掉具体的内容，这个时候我们就可以用到质量核对单来逐一核对，以保证画出的 WBS 更可靠。

这里列出一个 WBS 质量核对单供大家参考，不过大家可以根据项目的情况有所增减，比如说你的项目中某一项特别重要，但又容易忘，就可以加到核对单中，以保证每次都能注意到这个点。

可参考的质量核对单：

• 明确了项目工作
• 涵盖了 100%的工作，包含了须完成的所有可交付成果，包括项目管理
• 工作包有利于识别为交付工作包所需开展的任务
• 以图形、文本或表格来呈现对项目范围的逐层分解
• WBS 组件用名词和形容词命名
• 是全部可交付成果的层级结构
• 每个组件都有一个 WBS 标识（编码）
• 至少有两层，其中至少有一个分解层
• 由工作的执行者创建，干系人和专家已经参与 WBS 的创建

整体分解步骤

讲过了结构和原则，我们整体看一下 WBS 的分解步骤，其中内容分五步：

1. 识别和分析可交付成果及相关工作
2. 确定 WBS 的结构和编排方法
3. 自上而下逐层细化分解
4. 制定和分配标识编码
5. 核实分解程度是必要且充分的

举个例子：

领导分配给你一项工作，现在公司里面决定给大伙儿加餐，每天中饭后加一个苹果，现在让你看看怎么买合适。

你先想想你会怎么做？

那么现在我们一起用 WBS 的方式看看会怎么做。

第一步：识别和分析可交付成果及相关工作

可交付成果毋庸置疑是预定苹果，那么预定苹果我们需要思考哪些内容？预定苹果的地方、苹果的报价、苹果的质量、送货时间、供应商信息、可供选择的供应商等。

而思考这些内容的依据是什么，那就要思考以下问题。

老板这样做的目的是什么？可接受的价格范围是多少？用餐者的想法是什么？什么样的质量用餐者能接受，也能达到领导的目的？什么样的供应商能符合这些要求等

综合下来就是考虑干系人的想法和目的，然后得到相应的时间、成本、质量、范围的内容，然后更全面的做事。

第二步：确定 WBS 的结构和编排方法

从当前的情况来看，以可交付结果来编排更合适，主标题就是预定苹果，第二层就是预定苹果的地方、苹果的报价、苹果的质量、送货时间、供应商信息、可供选择的供应商等。

第三步：自上而下逐层细化分解

然后每一个子菜单单逐层往下分解，比如预定苹果的地方可以是商场、水果市场等所有的第二层依次往下。

注：对于流程不熟悉的项目也可以用自下而上的方法，前期先做调研，然后思考分类，最后形成 WBS 的框架。

第四步：制定和分配标识编码

从 1.0 依次往下标识，比如预定苹果的 WBS 组件时 1.0 预定苹果，第二层是 1.1 预定苹果的地方、1.2 苹果的报价、1.3 苹果的质量、1.4 送货时间、1.5 供应商信息、1.6 可供选择的供应商，然后第三层......

第五步：核实分解程度是必要且充分的

查看每一项是否充分必要，不需要的要删除，有遗漏的添上。

好了，到此内容就差不多讲完了， 推荐给大家几个 WBS 的编制软件：

• WBS Chart Pro
• Mindview
• Microsoft Office Visio and WBS Modeler
• 电子文档
• MindManager
• Microsoft Office Project and WBS Director
• Primavera P6