在工作中,邮件礼仪有哪些方面需要注意?
回答·47
最热
最新
- 一、关于主题: 1.一定不要空白bai标题,这是最失礼的。 2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。 3、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。 二、关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。 2、注意格式问题 称呼是第一行顶格写,Email开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个BestRegards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。 三、关于正文 1.Email正文要简明扼要,行文通顺 若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训! 3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。 5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。 6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。 7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。 8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符 在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:) 四、关于附件 1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件 2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理 3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件 5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用 6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送, 五、关于结尾签名 每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。 1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。 2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
- 打招呼,以及内容格式等等吧
- 1. 内容 给同事发邮件,我会先说要办的事情,然后把前因后果做个说明。 邮件中需要对方行动的事情,我会加粗显示。 2. 情绪和态度 英文邮件限于我水平一般,所以都是正常书写,在表述后加上一个:) 中文邮件在发送少量对象时,我会在有些语句加上“哈”(邮件语气容易被接受者当时的情绪所误解,你懂的哈) 回馈类的邮件,我喜欢用I'll ... at once. Roger that等等. 3. 口头沟通 给老板邮件,通常我会先口头沟通再发送,标题要让老板一眼可以看出我们刚谈过这事。 给同事或下属邮件,紧急情况也是口头说明后发送。 4. 重要程度 通常不紧急的邮件我会在上午9:30以前,下午4:30以后发出,重要的标记重要性高。 当要给其他分公司老总分享类的信息时,我会点上重要性低。
- 邮件礼仪需要注意的地方有, 1.不要使用背景图片.使得文字看不清楚,而且在某些系统中无法显示图片. 2,正式的工作邮件,不要使用各种文字格式. 通常中文宋体, 英文 Times New Roman.要简洁,不需要太多的色彩. 3,中文使用中文的字体,英文使用英文的字体.或者统一使用系统默认的简单格式,例如宋体. 4,图片,图表,尽量使用附件,而不是插入到邮件中,显示混乱. 5,一个公司统一使用一个签名格式,例如XX科技公司,建议使用我下面的格式.大家可以提好的建议.签名中至少有你的联系方式,例如分机号码,手机号码. 6,在签名中,大家可以小修改,例如,加一句“我们一直在努力” “让我们做得更好”之类的个性内容.但是,不要有太多的颜色. 7,不要把大量的图片,文件等发送给不相关的人员.引起服务器忙. 8,邮件必须要有主题,不能空着,而且主题必须简单明了,方便收到邮件的人及时处理.主题要简短,使得可以直接显示出来,例如, “2007年投资预算”, 而不能“ XXXX科技有限公司有关2007年投资预算计划文件” 9,不要发送执行文件作为附件,执行文件容易引起病毒. 10,回复邮件请附上对方的来信,方便对方理解处理. 11,cc 时必须小心,小心发送到无关人员,甚至于公司外部人员. 12,如果发送不满意见,或情绪化的内容,请务必写好以后过5分钟再发.发出去以后,你后悔就来不及了. 13,大的文件,图片,请压缩以后发送;不要轻易发送很大的附件,例如5M,或10M的附件.通常对方是收不到的. 14,发送附件时,最好在正文中告诉对方,例如, “相关照片请看附件”;对方可以选择看或者不看,避免病毒的风险. 15,图像,照片等采用JPG格式, 大量的文章,演示文稿建议使用PDF格式,减少容量. 16,邮件中,特别是邮件主题中,不要写政治性的语言,例如什么党,什么功等,容易被当作垃圾邮件过滤掉. 17,可以少量的使用网络符号: ) , 不要滥用,毕竟是工作而不是网络聊天呵. 18,在邮件最后的签名中,如果是 英文名字,建议附上中文名字,以及在公司里的职责
- 打招呼,以及内容格式等等吧
- 邮件在工作中是一种相对正式的沟通方式,通常用于公告、祝福、决议等; 我们工作中常说通过白纸黑字来规避扯皮事件,这里的白纸黑字多数情况是用邮件来充当的; 邮件本身不是实时性的沟通工具(不要把邮件当微信等沟通工具来用),所以在邮件中书写的内容要尽可能做到简洁、详细; 从专业性角度来说,开头问候,结尾祝福,邮件发送给直接参与人员,**抄送给需知情人员。当然还得有个签名**,签名层面建议格式如下: 姓名-职务 联系方式 个人座右铭(彰显出你的B格) 公司logo、地址、公司业务咨询电话
- 一、主题清晰,用词准确 主题反映出邮件的内容和重要程度,要简洁明了,让人一看即懂。在邮件的标题上,还要注意几点: 1、标题和邮件正文内容相符; 2、标题不能是空的; 3、如有多次回复,当讨论的事情发生变化时,标题也要随之更换。 二、注意措辞,谦虚有礼 礼多人不怪。在邮件中对人的称呼、措辞用得礼貌得当,即便处理事情有瑕疵,也能很快得到对方谅解。措辞上要注意的点有: 1、分清上下级关系。对高管、领导,多使用尊称“您”;对同事、下属,减少使用“你”、“我”,多用昵称。 2、把握好开头和结尾。开头,和收件人很熟的情况下,可以用 Dear,XX,否则用 HI 就可以了;结尾可以用 best regards/祝好/一切顺利等都行。 三、正文通顺,逻辑合理 正文是邮件的核心内容,务必要写好。 1、将要表达的内容一次性说清,组织语言流畅,可读性要强。如有分步骤、分节点事项,可逐条叙述。 2、在你认为重要的地方进行强调,如加粗文字、变换颜色、增加文字背景。 3、慎用表情。写邮件是比较严肃的事情,发表情符号会让整个氛围变得轻佻,一定要谨慎使用。就是用,也不宜过多。 4、反复检查。写完一封邮件后,多检查几遍,看有没有错别字、标点符号标错等低级错误,这是对收件人最起码的尊重。
- 不要空白标题且标题要简短明确,要真实,
- 招呼语+邮件标题和内容
- 在公司里的时候,部门招应届生新人,收到过很多新同事发的内部邮件,基本是惨不忍睹,大多是「无标题」,「无正文」,「无签名档」,然后还得下载附件查看才知道是谁发的邮件。这类情况太多太多,即使很多已经混迹于职场的同仁,也不免存在这种「致命伤」。一封邮件不能完全说什么,但它在某种程度上代表着,你对收件人的尊重程度,以及你个人的修养,好的邮件会给你加分噢。 「关于主题」 一定要写! > * 提取所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道,这封邮件值不值得看,是否为垃圾邮件! > > * 如果不写的话,一般会默认为「无主题」,对于经常看邮件的人来说,这是非常糟糕的体验。 > > * 如投简历的时候,主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。 > 「关于正文」 > * 简明扼要! > > * 对于收件人的尊称要有,以及在正文末加上类似于「以上,谢谢!」内容,会让收件人觉得你很礼貌。 > > * 正文的要求是「说人话」,除非一些特殊的情况外,尽量化繁为简,一句话能说清楚的不用两句话。 > 「关于签名档」 > * 不是必须要,但有最好!进入职场的人,基本都是有的! > > * 当你是第一次给某人发邮件时,你的签名档算是你的个人名片,收件人可以在签名档里知道你的基本信息,如果有进一步的沟通,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。 > > * 补充一句,应该会有人不知道什么是邮件的签名档,以及该如何去设置,这里不科普了,欢迎百度。 > 「关于邮箱昵称」 > * 这其实是个细节问题! > > * 收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人,可能都有体会,因为这些邮件里的邮箱昵称,如果没有设置过的话,大都源自你的 QQ 昵称,所以你懂的。 > > * 对于已经进入职场的人,要额外注意这个细节,把邮箱的昵称进行修改一下,以符合你现在的工作场景需要,即使用的不是 QQ 邮箱。 > > * 别弄个英文名,别人看了半天也不知道是谁,建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。 > 「关于抄送」 > * 发送和抄送别弄混了! > > * 所写邮件,应该发送给哪些人,应该抄送哪些人,需要搞清楚喔,不然会很尴尬,尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。 > > * 关于邮件的抄送是有点学问的,这里不细说,在初入职场时,如果有不明确的,及时问上级,沟通确认之后,再进行下一步操作。 > 「关于附件命名」 > * 其重要性和邮件主题一样! > > * 永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。 > > * 如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件,当他们下载之后,在一个文件夹里都出现各种「新建」时,估计他要疯的。附件的命名,也是需要根据关键词,简明扼要的写,如果是公司的一些文档,最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。 > 「关于附件」 > * 能够贴在正文里面的附件,请都贴出来! > > * 让收件人进行繁琐的操作,才能查看到的邮件,都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时,如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看,他还得需要先下载相关软件,才能看到你附件里的内容,这其实是减分项。 > > * 表格里的内容,其实可以用系统自带的截图工具,导出图片,贴到正文里面;如果是 PDF 的文档,也可以通过导出图片等形式,贴到正文。 > > * 收件人可以一目了然,根据需要再考虑,是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是,这一点不是必须的,因为你会发现很多人的邮件里,其实并没有做到这一点,如果你做到了,Nice! > 「其它若干细节」 > * 写好邮件一定要,检查!检查!检查!重要的事情说三遍。 > > * 检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。 > > * 检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。 > > * 收到邮件及时的回复,这是对于发件人的尊重,也是一种基本的职场礼仪。 > > * 分清楚「回复」与「回复全部」的差异,什么时候什么内容该「回复全部」,需要额外小心。 > > * 入乡随俗,不同的公司,可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求,包括使用哪种字体、默认字号等,所以到了新的地方之后,先了解一下这个细节,并且在之后的邮件写作中注意。 > > * 如果是经常会和邮件打交道的人,或者是有多个邮箱的人,推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端,可以节省很多时间以及提高效率,这点用过的人都知道。比如,我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等,用一个邮件客户端,第一次绑定之后,每天打开客户端,即可查收到所有绑定邮箱的邮件。 > > * 抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧,把里面的每一栏都去看看,同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。 > > * 一般来说,邮件的签名档可以设置多个,所以可以根据自己不同的场景需要,先配置常用的几个签名档,在发送邮件时,根据情况选择。 > > * 试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则,可以减少花在每天查找邮件上的时间。