企业费用控制有那些难点和痛点？怎么解决？
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- 费用控制最大的难点——明明问题出在各部门，矛盾却集中在财务。 小型企业或初创公司制度啥的都没有，开支标准、预算什么都不要想了。费用控制主要靠老板一支笔或老板娘一双眼，同意了就报，不同意就不干事。 但发展到中型企业肯定会出问题，如果事事都要找老板请示能把他累死，累不死也没时间扩展业务了。 放权是肯定的，但放权又没约束就会失控。到了年底财务出报表，一看花了这么多钱老板就会心疼——财务怎么管的，怎么没有及时汇报？ 这是来自老板的担忧。 于是事后分析开始往事中控制演变，员工报销财务手续会很麻烦，审批流程变得很繁琐，各种材料能让你跑四五次都不一定办成，每花一笔钱都要再三请示。 费用控制开始“拖”，公司也不是不让你花钱（不花钱怎么办事），但你花了钱总是报不了销，一遍一遍的跑，让你不敢轻易花钱。员工当然很生气，认为财务在有意刁难。其实是老板在幕后指挥，财务冲在前面档枪。 这是来自员工的不满。 事中控制过于低效，还可能把人逼走，事前预算就提上了日程。 到了大型企业已经有了自己的规章制度流程，企业做到一定规模，预算就会上马，上预算都是逼出来的。但预算是不灵丹妙药，财务会发现，有了预算，自己工作量增加了很多，矛盾一点没少，可能会更激化（原来多少老板能分担一点） 一、预算编制阶段 开始大家没经验，编预算都是老板先定个总目标——明年收入若干，利润若干，去掉成本剩下就是费用的总盘子。然后是各部门分解领任务，没有人会克扣自己，报上来的费用目标汇总下来肯定和老板目标对不上，大伙不敢直接找老板，只会跟财务扯皮，争吵叫骂常有。 这时财务有两个选择， 一是找老板当后台，强行下达，给你多少算多少，好处是简单粗暴，省时省力，坏处到最后执行不了，还得再放，给人留下预算也就那回事，管不了用的印象；二是搞零基预算，明年干多少事，用多少人，花多少时间，用多少钱，一项一项的列出来。好处是执行好操作，干了就报，没干不给报，有计划外的可以走流程补。坏处是太花时间，前期是折腾大伙，中后期就是折腾财务了。 二、预算执行阶段 好不容易把费用预算定下来，怎么控制又成了新问题。 以前工作量就很大，经费报销制度要求比较细，比如发票后要明细小票，发票要盖章才有效，内容不能违规，贴票要整齐等等。有的员工业务能力很强，细节就有点粗心，还有的压根就不重视，报销时各种错误都能遇到，业务认为是财务是找茬，财务觉得业务太笨，一点小事都搞不好。每次月底报销的时候，总能听到业务部同事和财务部争论的声音。 现在有了预算，贴票错误问题没有解决，又多了一项预算不合规。比如一个项目之前定的预算额度是10万，项目负责人没控制好，超50元，给不给报？报了以后超500、5000怎么办，不给报同事会觉得你太难说话，年底评优就不要想了。 总之预算搞到最后会往两个方向走，一是形式主义，每年预算都会做，但没人认真执行，超支就追加，领导都会批，最后没人在乎预算了，只剩财务在做这份没人看预算报表；二是效果明显但矛盾重重，矛盾主要集中在财务，事干完了人也得罪完了。 说了这么多，问题出在那，怎么解决？ 从预算角度解决费控问题，大方向没有错，问题出在报销模式落后。 传统的财务报销制度在业务不多的小公司还能操作，在员工多部门多的大公司就显的过于繁琐，重复性工作多，效率低，审批流程长，有时会在个别审批节点耽误很长时间，而且费用控制情况只能通过人工查询，不仅费时费力，而且无法精准。 最重要的，传统流程只能通过大量事后审批进行费用管理，即使有预算管理和预算标准也难以效执行（财务总不能下放到每个部门盯着业务花钱）。 反观业务也很痛苦，本来工作就很忙，为了报销的小事，贴票要半天，审批走一遍，搞不好一天全耗掉了，好不容易到了财务部，一个不合规又打回原形，之前功夫白费，换谁都接受不了。 知乎有个热门问答就是关于贴票报销的，公司贴票要求规范，要求多，业务员认为财务有意刁难，要求财务提供服务帮着贴；会计说谁贴票谁拿钱，自己没这个义务，双方矛盾激化，冲突不断。 费用控制、审批、报销等等都是企业内部控制的关键环节，缺一不可。但公司做大了，部门多、分支机构多，全靠人工做这些事肯定会影响工作，效果也会大打折扣，怎么解决呢？ 要我说还是得利用信息化工具。我90年代末参加财务工作，见证了手工账到电算化的过渡的全过程，信息化给各行各业的工作方式带了质的变化，财务工作尤其明显。现在公司做账都是电算化了，大量的核算工作都交给了计算机，我们有更多的时间研究业务、参与管理。 管理也有信息化工具，业务有EPR、进销存系统，办公有QA软件，费控也有自己的专用的系统，利用好的就可以事半功倍。 这里推荐一款专门解决费用支出管理的信息管理平台——分贝通。分贝通为企业定制了一套支出管理方案，可以解决以上问题