秘书工作的 100 个常识
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- No.18 董事会怎么开（含全套材料模板） 🌈今天跟大家分享的是董事会的材料模板，包括会议通知、签到表、议题表决回执、议题、决议等材料。 . 💫1.董事会分为【现场董事会】和【临时董事会】（通讯会），若为现场董事会，则需要的材料是会议通知（图1）、签到表（图4）、议题（图5）、决议（图6）；若为临时董事会，则需要的材料是会议通知（图2）、表决回执（图3）、议题（图5）、决议（图6），临时董事会的决议可略作改动。 . 💫2.具体是需要召开现场董事会还是临时董事会， 一是视公司章程规定，公司章程一般会规定公司每年至少需召开几次现场董事会； 二是视议题性质，公司法中规定的相关重大事项，如年度预决算、利润分配方案或弥补亏损方案等议题，可召开现场会； 三是视具体议题情况，若议题复杂，需当面交流的可召开现场会，若议题简单视频或者电话即可商议定夺，则可召开临时会议。 . 💫3.董事会的召开流程其实与我之前分享的文章“No.6 国企的会议你真的会开吗”中说的会议流程是一样的，所需的要素也基本一致，想要了解的小伙伴可去翻前面的文章哦，这里不再赘述。 . 💫4.一个小小的建议，董事会材料一般是公司较为重要的文件，若要做的正式精美一点，可以设计一点页眉和页脚，在里面加上公司的logo和口号什么的。 .
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- 一、日常工作的范围 所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下： 1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。 2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。 3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。 4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。 5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。 6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。 7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。 8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。 9、档案管理。 10、辅导新秘书的工作。 秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。 二、职责范围 1、整理办公室 秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。 2、收集信息 秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。 三、发挥主观能动性 由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。 要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做 四、注意“越位” 秘书的任务就是为上司创造的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。但是，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一定要请上司确认。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能先斩后奏。 作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意： 1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。 2、私自代表上司与客人洽谈业务。 3、随便接待或回绝没有预约的客人。 4、询问会议内容。 5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。 6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多，秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。
- 如何做好秘书工作 在竞争激烈的社会中，如何做好秘书工作，通过多年的办公室经验和阅读的有关书籍以及对领导工作经验的学习，做出简单的归纳，旨在表明自身的认识。那么，如何做好秘书工作呢? 能力是基础： 秘书工作是一个施展综合才能的舞台。我们寒窗苦读来的知识，我们的应变能力，我们的决断力，我们的适应力以及我们的协调能力将在这样的一个舞台上得以展示，所以，我认为综合能力的具备是做好秘书工作的基础。 1、作为办公室文秘人员，必须具备“专与广”的知识。 秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域， 秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的政府领导的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方的相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识。不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，而且要做到广。只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。 2、具备良好的人际关系和协调能力 秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，从这个意义上说，秘书应当是一位出色的公关人员。 特别是和领导的相处中，更应该处理好自己和领导的关系。理顺与领导的关系，尊重而不奉承吹捧，主动而不越位脱轨，服从而不盲从附和。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。同时由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸，对什么该说什么不该说，必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦。 否则，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能损害领导者的形象，于工作、于己都不利。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。 另外，综合协调职能是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式与方法。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。要讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，在协调中实现服务质量的进一步提高。 3、要能未雨绸缪，具有开拓创新精神，能创造性的开展工作 “成功垂青于有准备的人”。秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付。作为秘书，一方面要努力树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，切实增强工作的主动性，即未雨绸缪;另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本单位工作的结合点和切入点，换位超前思考，不断提高自己的认识水平，政策水平和工作能力，做到前与后的协调统一，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。 一个秘书要有清醒的政治头脑，在重大原则和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能见风使舵，左右摇摆，随随便便发表议论。做秘书要打牢基础，端正根本，“本立而道生。”要通过党性锻炼，来加强自身修养，坚定政治信念，牢固树立起正确的世界观，人生观，价值观，在关键时刻能审时度势，看清方向，把握住自己，这是做秘书必备的首要素质。
- 个人多年总助董助工作经验看，秘书一般分为两种，一种属于文秘型，这种秘书一般负责文档处理，公文书写，以及会议纪要、行程安排；另一种管理型，这种负责的工作就比较复杂了，他不紧需要充当老板的智囊，还需要上传下达，筛选各个分公司递上来公文，在老板授权范围内，将一些非必要文件直接解决，必要文件提出解决方案，减轻老板的工作压力。以我的工作经验来看，第二种是目前市场的紧缺，需要对公司各分公司各部门都需要了解，推荐各位尝试第二种
- 看什么秘书，首先要看老板是怎么定义这个岗位的，其次秘书的基本能力就是讲真话、干实事儿、盯结果。最后，就是不断在这三个层面上升级和优化。
- 入门级秘书：收发整理档案提醒日程； 进阶秘书：收集整理分类汇报公司各项事务的进度、结果、提醒重点项目进度； 高阶秘书：老板关注的重点关注，老板不关注也要关注，老板交代的快速做、，老板没交代的提前做，老板知道的要汇报，老板不知道也要汇报，最重要的是给解决方案！
- 秘书起着重要作用，主要协助领导处理日常事务、沟通协调等。 在日常工作方面，秘书要负责文件处理，像收发、整理、归档各类文件，撰写会议纪要、报告等文字材料；安排领导日程，包括预约会议、会见，提醒重要事项等。 沟通协调上，秘书要做好内外联络，与各部门、合作伙伴保持联系，传达信息、协调工作；还要接待来访客人，安排好接待流程和相关事宜。 此外，秘书有时还会协助领导进行决策，收集分析相关资料数据，为领导提供参考，跟进重要工作的执行情况，确保工作落实到位。不同单位的秘书工作内容会有些差异，你想了解哪类单位秘书的工作呢？
- 告诉大家一个方法，在Boss社区上面评论回复超过15个字以上会有活跃度和曝光度，就像我这样，是在活跃账号
- 个人认为想要做好一份总助的工作要具备以下技能： 一.总助必备技能： 1.文笔好 （公文写作 会议记录 总结报告 发言等） 2.情商高 （商务场合上能说会道） 3.会喝酒（很多老板酒量不好或者不能喝酒） 4.能开车 （接送重要客户） 5.形象好 （总助就是公司脸面有时也代表老板） 总结：对内要衔接各公司部门做好承上启下工作 各类大小会议工作开展 （公司内部管理） 对外要维护公司重要合作伙伴 （协助老板接待 洽谈促成合作） 感想：有时总助是老板的战友 有时是公司副总 有时是幕僚 有时是朋友
- 秘书工作｜当秘书要有主见 领导喜欢什么样的秘书？我个人认为是：能想的比领导还多的秘书，凡事想的周到全面一点，领导自然也就省心一点，慢慢的，领导变得越来越“依赖”你，那你离提拔就不远了。 ➡️既要谨言少语，也要善言善语。工作上的重点该说要说，该问要问，不然会错意吃亏的就是自己。➡️领导调研秘书要走深一层，提前掌握点上的情况。这个真的深有体会，领导走一圈，秘书忙三天。 ➡️秘书要善于自主谋划，不能有“办事员”观念，为领导服务，站位要高，身在兵位，胸为帅谋。 ➡️基层秘书要胸中有正气、心里有底气、干事有朝气。这排比句太漂亮。 ➡️秘书要妥善安排工作，不能等事来，要为重点工作后序工作提质增效腾挪时间、创造空间。 ➡️秘书处于“上接天线、下接地气”的中间点，白天下基层、晚上磨材料。😂😂😂当过秘书的都深有体会吧！
- 985应届毕业生｜国企行政秘书岗🙋适合你吗❓ 🧸My current situation 22年的应届毕业生 国企 在行政秘书岗位工作半年 对接一位总裁 一位副总裁 🧸我的日常工作 🕑领导日常（帮领导整理办公室，刷杯子，尽量挑领导不在的时候） 🕖领导不定时出差的准备（订机票，走出差申请流程，报销出差费用，准备N95口罩和药） 🕥公司法务合同的邮寄（对接公司的顺丰小哥，各大区经理） 🕛办公室决议台账、签报及文件备案（对接部门各岗位负责人） 🕠业务费审批上交（对接财务部门，总经办部门） 🕣接待申请 用车申请 餐券申请（对接公司食堂，车队，工厂负责人） 🫧说到秘书，大家印象中可能是像金秘书那种穿着漂亮职业装的美女。但是 真实得秘书其实并不是电视剧中演的那样（尤其是国企，事业单位） 一个总可能有很多秘书，一个秘书也可能负责很多总 🫧秘书包括行政秘书和文秘 1️⃣行政秘书是较多得负责后勤保障工作，比如办公室物品得采买，领导出差提报，机票预定，车辆调度，业务费用报销等等，事情比较杂，需要有很强得协调沟通能力。行政秘书岗位发展方向是总经理助理，总裁助理这种职位。 2️⃣文秘是字面意思，文书秘书，负责各位领导得讲话稿，通知，汇报，方案的撰写，还有各大董事会，股东大会，办公会会议纪要的撰写。需要有很强的文字功底和政治敏感性。文秘的发展方向是办公室主任，主任这种职位。 🧸其实做秘书对于应届毕业生是很考验综合能力和心理素质的，因为像国企的领导年纪大，真的还是有压迫感在的，所以和他们打交道需要懂得怎样说话，说什么话，举止得体，情商过人，考虑全面 🧸推荐几个关注的博主： 🔗小七练表达（克服和大领导说话的紧张感） 🔗行政魔芋酱（一些行政人的模板和便捷技巧） 🔗每天学管理（去了解对接的领导心理培养默契） 毕业生或者想转岗的姐妹如果想尝试这个岗位的话，一是尽量选择大一些的公司，会有前辈带，比较好摸清工作里面的规则。二是也要看一下自己是不是那种能把生活整理的井井有条，考虑很全面的人。对标清楚才能选对岗位。 🌟碎碎念： 自己做饭真的省钱还能让自己心情变好
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- 董办日记｜聊聊董秘资格证 🍊首先定义一下，这里的董秘不是董事长秘书，全称为董事会秘书，是国内上市公司的高级管理人员、交易所的指定联系人，负责公司治理&三会、信披、投关、资本运作等事务，联交所上市公司那边应该叫公司秘书，职能和董秘很不一样。 🍊虽然是个小众职业赛道，由于有机会快速逆袭到管理层，且发展天花板较高，近些年越来越受到大家关注。 🌈当董秘必须要取得资格证吗？有证就可以当董秘吗？ 目前法规层面已经取消担任董秘必须取得资格证的要求，但很多上市公司在招聘董秘、证代时依然保留了这一优先条件，由于报考董秘证需取得董事会推荐，资格证在一定程度上可以说明候选人的上市公司董办工作经历以及公司董事会的认可度。同时，有证也并不代表就能胜任董秘或证代，相较而言，知识储备、工作经验、资本运作资源和高管应具备的软实力等方面更为不可或缺，董秘这行“纸上得来终觉浅”，需要漫长的积累实践，因此经验>>证书。 🌻下面说说董秘资格证考试。 难度系数：⭐ 报名门槛：⭐⭐⭐⭐⭐ 性价比：⭐⭐⭐⭐ 报考董秘资格证，首先要在上市/拟上市公司任职，并取得董事会推荐函（图三）。以上交所为例，目前规定一年只能推荐两人参加考试。具体报名步骤： 1、 登录上交所网站-服务-培训报名； 2、 选择所要报名的考试（主板/科创版董秘）； 3、 需要登录账号（上市公司登录）； 4、 点击新增报名人员，将个人信息、推荐函录入上传； 5、 后续交易所老师会审核报名资格，并安排缴费和进班学习，有疑问的话也可以拨打报名通知下的座机电话问询。考试费用当时是800，一般可公司报销。 🌸报名成功后，会安排网课学习，一部分是录播一部分为直播课（课表如图5），之后会在交易所所在地找个酒店考场现场考试，届时会有很多同行，是social的好机会。 🌸考试范围是一个法规汇编（目录如尾图），试题以选择、判断为主，时间2h，据说80%通过率，不久后可官网查成绩。 🌹具体以参加当次考试的官方要求为准哦，如有考试和工作上的问题欢迎交流～
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- 董秘必备的三会文件整理清单✍️ 春节前后沉迷工作（碰上不少沮丧、苦恼、掉头发的事儿），小红薯🍠的分享怠慢了 当然，俺也有夜深人静时默默惦记、思考应该在小红书跟大家分享些什么实用知识的时刻啦，嘻嘻嘻 昨天在公司开了12小时的战略会议，感觉身体被掏空，今儿躺平缓一缓 春节假期后首次冒泡，依然是实操干货风，跟大家分享“三会文件整理清单”，大家可以收藏马克啦✍ 公司要存档的、券商要收集的，基本列表上都全了 ▫️董事会 第X届董事会第X次会议通知（含议程、表决方案、议案等） 会议附件（如有） 第X届董事会第X次会议PPT或相关会议文件 第X届董事会第X次会议表决票 第X届董事会第X次会议授权委托书（如有） 第X届董事会第X次会议记录 第X届董事会第X次会议决议 独立董事关于第X届董事会第X次会议审议事项的独立意见（如有） ▫️监事会 第X届监事会第X次会议通知（含议程、表决方案、议案等） 第X届监事会第X次会议PPT或相关会议文件 第X届监事会第X次会议表决票 第X届监事会第X次会议授权委托书（如有） 第X届监事会第X次会议记录 第X届监事会第X次会议决议 ▫️股东大会 20XX年第X次临时股东大会会议通知（公告编号：XXX） 20XX年第X次临时股东大会的议案（要求有明确的审议事项） 20XX年第X次临时股东大会股权登记日股东名册（股权登记日：XXX） 20XX年第X次临时股东大会出席人员签名册 20XX年第X次临时股东大会会议PPT或相关会议文件 20XX年第X次临时股东大会会议记录 20XX年第X次临时股东大会授权委托书 20XX年第X次临时股东大会表决票 20XX年第X次临时股东大会网络投票结果明细（如有） 20XX年第X次临时股东大会会议决议 20XX年第X次临时股东大会投票结果（Excel统计） 20XX年第X次临时股东大会法律意见书（如有） 最后一个很重要❗️很重要❗️很重要❗️的建议：每次开完会后，立刻马上及时整理，否则补文件的话，可是要怀疑人生的